华侨茶业发展研究基金会物资及服务采购管理制度

　　

华侨茶业发展研究基金会物资及服务采购管理制度

第一章  总则

第一条  目的

为规范本基金会采购管理工作，明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化以及所购商品数量和质量符合本会要求，特制定本制度。

第二条  要求

1.采购对象要求

采购前须对供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等做出评价，以供选择时参考。

2.价格质量要求

以合理价格购取较高质量的商品。

3.采购期限要求

按照使用部门的需要日期及需要数量，联络供应商即时供应。

第二章  采购方式的选择

第三条  采购部门应根据商品使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购方式办理采购业务。

第四条  采购方式的类型

1．合同订购方式

（1）采购部门与供应商通过谈判就采购商品的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致，并且以采购合同的形式确定下来。供应商按采购合同提供商品并取得货款，公司按合同验收商品并支付款项。

（2）合同订购方式适用于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价格稳定的商品。

2．直接采购方式

（1）不适用前述采购方式的采购者可按此方式采购。

（2）采购人员通过市场逐笔询价、议价，并在了解交易条件后订购。

3．紧急采购

指因紧急情况，需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在大型自然灾害发生时产生临时性、突发性需要时方可采用。

第三章  采购期限的控制

第五条  采购人员应按照使用要求的“需要日期”办理采购。为达到这一要求，掌握适当的采购时机，要按商品特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项商品采购业务处理期限，呈秘书长核准后公布实施。

第六条  采购期限包括报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

第七条  原订采购业务处理期限变更时，采购人员应专函报告具体原因，呈秘书长核准，以利于存量管制及适时提出请购。

第四章  供应商的选择

第八条  各项商品的供应商至少应有三家（独家供应或总代理等特殊情况下除外），各家背景及交易资料应记载于“供应商信息说明栏”存档备用。对于未达本公司标准的商品，应重新选定供应商。

第九条  对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购人员以签呈方式说明原因呈秘书长核准后通知对方。

第五章  询价议价规定

第十条  采购经办人员应提前查询各厂商报价，查阅以前订购记录及供应商信息表、市场行情，经过成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价，以供议价时用。

第六章  采购实施

第十一条  预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与供应商签订《采购合同》。合同书正本两份，一份存综合部，一份存供应商处；副本若干。

第十二条  特殊情况的处理

1．紧急请购

采购所需经办人员获得采购方案审批后，应即查明请购商品名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询价和议价，补入询价和议价结果，按急件方式处理。

2．交货质量异常

各采购经办人员验收不合格情况发生时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于《验收单》的“采购处理结果”栏内，并呈秘书长审核。

（2）因质量不合格而退货，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知供应商换货之次日起计算。

（2）交期延误罚扣处理。采购经办人员收到交货延误（本地供应商延交5日、网采厂商延交10日以内可不按延误论）或统一发票逾期未送财务部时，应按下列方式处理。

①予计算逾期罚扣金额（按合同约所约订比例计扣），并通知供应商罚扣原因与金额。

②在供应商同意扣款或补足发票后与验收单一并发起付款审批。

③如厂方不同意按第①项方式扣款，采购经办人员应继续与供应商交涉并呈秘书长核准后另行处理。

第七章  采购业务进度控制

第十三条  采购经办人员对于每一个采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定采购业务进度。

第十四条  预定采购业务进度应能配合项目实施缓急，且各业务进度须在预定日期前完成。

第十五条  对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员应报秘书长研究处理对策。

第八章  附则

第十六条  本制度由秘书处负责解释，。

第十七条  本制度经理事会讨论通过后由理事长签批实施。

 

 

 

采购授权审批制度

第一章  总则

第一条  目的

为提高基金会商品或物资采购效率及透明度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。

第二条  采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

第三条  严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。

1．采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。

2．对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第四条  对于重要和技术性较强的采购业务，采购人员应当提前论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而给基金会造成严重损失。

第二章  采购业务程序

第五条  请购

综合部和项目部应根据基金会项目和管理费用采购预算、实际运营中需要等提出采购申请，经秘书长签字后提出采购申请。

第六条  审批权限

部门负责人、分管副秘书长、秘书长根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核审批。

1．属于年度内业务活动中预算的采购申请，由项目部门负责人提请分管副秘书长根据项目评审委员签批的《项目意向报告审批表》和《项目活动总体实施指导方案》进行审核后报秘书长审批。

2．属于年度内管理活动中采购申请，由综合部负责人提请分管副秘书长根据《管理费用预算表》中的授权预算费用范围内进行审核后报秘书长审批。

3．追加预算且在业务活动和管理活动范围内的采购申请，属于业务活动的由分管秘书长提请秘书长审核，超原预算20%以内的报项目评审会主任审批，属于管理活动的由分管副秘书长提请秘书长审核，超原预算20%以内的由常务副理事长审批；业务活动和管理活动超原预算20%以上的由均由理事长审批。

4、预算外的采购审批由秘书长提交常务副理事长审核后报理事长审批。

第七条  采购

1．凡是经过采购审批流程审批完成的采购申请才能组织人员进行采购，管理活动范围内采购由综合部负责采购，业务活动范围内的采购由项目部负责采购。

2．采购人员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单作出询价报告书报秘书长审核。

3．采购人员根据审核后询价报告进行采购谈判，拟定采购合同条款后，交秘书长审批后签订采购合同。

第八条  验收

各部门采购人员按照合同附件中采购产品质量条款对采购的物资进行验收并入库，并随货附《入库验收单》，对于在验收中发现的问题停止入库并通知供应商和分管副秘书长进行处理。

1．验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合基金会规定的情况，采购人员需提出解决方案，报秘书长审批。

2．采购商品出现重大质量问题，报秘书长负责处理。

第九条  付款

1．预付款申请：由申请部门负责人通过“钉钉”采购付款申请流程进行申请，并附《采购请购流程审批表》和《采购合同》由分管副秘书长审核，财务部会计审查后报秘书长审批付款。

2、付款申请：由申请部门负责人通过“钉钉”采购付款申请流程进行申请，并附《采购请购流程审批表》、《采购合同》和《入库验收单》由分管副秘书长审核，财务部会计审查后报秘书长审批付款

3、财务部会计应对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。

4．审批完成由财务部会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知申请人员通知供应商。

第三章  采购账务处理

第十条  财务部在采购单据齐全的情况下，按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

第十一条  将《采购请购流程审批表》、《采购合同》、《入库验收单》和专用发票附在记账凭证的后面。如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。

第十二条  每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账。

第四章  附则

第十三条  本制度由秘书处负责解释。

第十四条  本制度自签批日起开始实施。

 

采购申请管理办法

第一章  总则

第1条  本会为明确商品或劳务采购的申请与审批规范，特制定本办法。

第2条  秘书处所有部门的请购，除另有规定外，均依本办法的规定处理。

第3条  责权单位

1．综合部负责基金会管理活动所需物资的采购工作；

2．项目部负责基金会业务活动所需物资采购工作；

3、财务部负责采购物资的货款支付工作；

4．秘书长负责审批采购项目。

第二章  请购审批规定

第4条  公益活动捐赠所需物资请购

由项目部负责请购：捐赠活动物资根据项目活动方案或实际捐赠需要提出请购申请。

第5条  临时性商品的请购

1．临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2．使用部门需要在“采购请购申请”流程表上对采购商品做出描述，解释其目的和用途。

3、临时性商品范围：（1）因捐赠对像样本发生变化而产生的紧急采购；（2）因捐赠活动而产生的一次性物资采购；（3）业务活动或管理活动所产生的办公易耗品采购。

第6条  经常性服务项目的请购

1．经常性服务项目指的是由同一服务机构或企业所提供的某些经常性服务项目，如货物运输、设备或场地租赁、商品包装费用、广告宣传等。

2．使用部门需要这些服务时，需提出“采购请购流程”，由分管秘书长进行审核秘书长审批。

第7条  特殊服务项目的请购

1．特殊服务项目请购是指保险、网站等信息网络维护、法律咨询和外部审计等服务采购申请。

2．使用部门需要这些服务时，需提出“采购请购流程”，由分管秘书长进行审核秘书长审批。

3．采购人员参照过去的服务质量和收费标准，分析申请人提供的需要内容，包括选定的服务提供商及费用水平等是否合理，经秘书长批准后，这些特殊服务项目方能进行采购。

第8条  不纳入《采购请购审批》部分而纳入《费用报销审批流程》的项目：

（1）礼仪用品如花篮和礼物等；

（2）招待用品如饮料等；

（3）书报、名片、文具等；

（4）打字、刻印、账票等；

（5）办公室用易耗品：打印耗材、笔、黑、饮用水、茶叶、电池、扫把等

第9条  请购事项的撤销

《采购请购审批》流程审批过程进行撤销，已审批完成的，通过专项报告审批流程进行说明。

第三章  附则

第10条 本办法由秘书处负责解释，自理事会讨论通过后，理事长签批实施。

采购预算管理办法

第1条  目的

为了避免盲目采购，从总体上统筹使用资金，提高资金的使用效率，确保采购合理，特制定本办法。

第2条  采购预算管理的含义

1．采购预算是使用管理部门为配合基金会年度运营计划及费用预算，对所需求的业务活动所产生的捐赠物资、物流运输、活动物料及宣传物料和管理活动所办公用品等的数量及成本编制用货币形式进行具体、系统反映的数量计划，以利于基金会整体目标的实现及资源的合理配置。

2．预算管理就是指基金会内部通过编制预算、执行预算、预算差异的分析和预算考核来管理基金会的运营活动，反映基金会管理的工作动态，保证管理政策的落实和目标的实现，促使基金会不断提高效率和效益。

3．采购预算管理是基金会预算管理的一个分支，应与预算系统的其他项目相互协调。

第3条  影响采购预算的因素

1．年度业务活动计划。

2．年度筹资计划。

3．“采购物料清单”。

4．库存存量管制线。

5．物料标准成本的设定。

6．市场价格预期。

第4条  编制采购预算

编制采购预算是指根据基金会运营目标确定采购预算项目、建立预算标准，采用一定的编制方法和程序，将基金会在未来一定时期内应达到的具体采购目标以数量和货币的形式表现出来。

1．根据基金会年度工作计划，由使用相关部门（综合部、项目部和财务部）填写本部门的“采购预算明细表”，上交秘书处预算编制小组。

2．由综合部预算小组接收采购预算后，编制采购总预算，交基金会预算管理委员会逐一核准后，通过理事会讨论理事长审批。

第5条  执行采购预算

1．将审批的各项采购预算指标及时地下达给相关责任部门及人员。

2．对预算执行过程进行监控。

第6条  分析和调整采购预算差异

1．在预算执行过程中，各采购使用部门要根据业务统计和财务部门核算的实际数据，即预算的实际执行结果与预算数进行比较，编制预决算分析报告。

2．如果有差异，要分析差异产生的原因和责任归属，制定控制差异或调整预算的具体措施。

第7条  采购预算资金控制

1．在采购预算资金控制中，必须对采购预算资金实行限额审批制度。

2．部门负责人只能在自己的限额内进行审批，限额以上的采购申请应按基金会请购审批制度办理请购，严格控制无预算的资金支出。

3．对于预算内采购项目，请购部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。

4．对于超预算和预算外采购项目，采购部及财务部对需求部门提出的申请进行审核后，最终由常务副理事长或理事长审批后方能给予办理。

第8条  本制度由基金会秘书处进行解释，通过理事会讨论理事长审批生效。

验收管理制度

第一章  总则

第1条  目的

为规范本基金会的验收管理工作，确保所购商品或服务符合基金会运营管理需要，特制定本制度。

第2条  责任部门

商品的验收工作由秘书处负责，对收到商品的数量和质量进行检验。

第二章  验收前的准备工作

第3条  收货准备

1．验收人员在收到到货通知时，按供应商、交货日期分别依序排列，并于交货前安排存放的库位，以方便收货。

2．对于需要按重量、长度、体积等方面计量的商品，应借助相关设备进行试测验收，不得虚估。

第4条  待验商品处理

已经到货等待验收的商品，必须在商品的外包装上贴上商品标签并详细注明货号、品名、规格、数量及到货日期，并且应与已验收的分开储存，并规划“待验区”，以示区分。

第三章  实施验收

第5条  商品到货后，验收人员应会同使用部门依“采购清单”、采购合同等采购文件核对商品名称、规格并清点数量，并将到货日期及实收数量填入“验收单”，同时验收人员编写《验收报告》。

第6条  验收人员验收完毕后，对验收合格的商品应当编制验收报告，内容包括供应商名称、收货日期、商品名称、数量和质量以及运货人名称等，作为验收商品的依据，并及时报告财务部门。

第7条  验收过程中如发现所载的商品与采购合同所载内容不符，应通知办理供应商进行处理。

第8条  验收过程中发现商品有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，验收人员应及时通知供应商前来处理，并尽可能维持其状态以便于公证作业。

第9条  超交处理

交货数量超过“订购量”部分应予退回，或与供应商协商，并请示秘书长同意后可进行收货。

第10条  短交处理

1．交货数量未达订购数量时，以补足为原则。

2．短交如需补足时，联络供应商处理。

第11条  急用品处理

供应商交货时，验收人员应先询问使用部门负责人，确认无误后，开始按照验收程序办理。

第12条  商品检验结果处理

根据不同检验结果可做以下两个方面处理。

1．检验合格的商品，检验人员于外包装上贴上合格标签，将合格品入库定位。

2．验收不合标准的商品，检验人员应贴上不合格标签，并于《验收报告》上注明不良原因，经负责人核实后通知供应商处理。

第13条  退换货作业

1．对于检验不合格的商品退货时，采购人员应在《验收报告》上注明数量，原因后报秘书长确认后办理退货。

2．如为需要更换的商品，采购人员需要与供应商协商解决；如需要增减货款，要在付款前或有效承付期内通知财务部门。

3．对于已付款但在保修期或保质期出现质量问题的商品，采购人员需要负责联系供应商进行维修或赔偿，索赔收入全部上缴财务部，注明赔偿商品及赔偿原因。

第四章  附则

第17条  本制度由秘书处解释，经理事会讨论通过报理事长审批。

第18条  本制度自签批日起开始实施。

采购付款管控制度

预付账款及定金审批制度

第1条  目的

为加强预付账款及定金的使用并得到及时、准确的反映，减少供货商对基金会资金的占压，使基金会资金得到合理运用，特制定本制度。

第2条  适用范围

本制度适用于本基金会综合部和财务部。

第3条  预付账款是指基金会按照购货合同或者劳务合同规定，预先支付给供货方或者劳务方的账款。在会计核算上一律通过“应付账款”借方进行核算。

第4条  定金是指基金会为保证合同履行，预先向供应方或劳务方交纳一定数额的钱款。

第5条  预付账款的使用范围

1．合同中明确约定以“先款后货”方式结算的，可按协议约定支付货款。

2．合同中规定超额度进货需先款后货的。

3．金额比较大的订单，为得到额外折扣且额外折扣不低于5%的。此类付款为基金会授权权限所规定的特殊付款，实际执行时必须按照基金会规定的授权权限报相关领导审批后支付。

第6条  预付款及定金审批规定

以预付款形式采购的需经分管副秘书长审核、秘书长审批。

采购物品退货管理办法

第1条  目的

为明确退货条件、退货手续、货物出库、退货回收等规定，及时收回退货款项，特制定本办法。

第2条  退货条件

验收人员应该严格按照基金会合同约定的验收标准或要求进行验收，不符合公司验收标准的物品为不合格物品。不合格物品应办理退货，主要包括数量与质量两个方面。

1．对于数量上的短缺，采购员应与供应商联系，要求供应商或者补足数量，或者扣减价款。

2．对于质量上的问题，采购员应该首先通知使用部门不能使用该批物品，然后与使用部门和供应商联系，决定是否退货还是要求供应商给予适当的折扣。

3．经分管副秘书长审核，秘书长审批后与供应商联系退货事宜。

第3条  退货手续

检验人员对于检验不合格的物品，应贴上“不合格”标签，并在《验收报告》上注明不合格的原因，经负责人审核后转采购部门处理并通知请购部门。

第4条  物品出库

当决定退货时，采购员编制“退货清单”，并通知供应商退回处理。

第5条  退货款项回收

1．采购人员在物品退回后编制借项凭单，其内容包括退货的数量、价格、日期、供应商名称以及金额等。

2．财务部应根据借项凭单调整应付账款或办理退货货款的回收手续。

第6条  折扣事宜

1．采购员因对购货质量不满意而向供应商提出的折扣，需要同供应商进行谈判后最终确定。

2．折扣金额必须由财务部审核、分管副秘书长审核后提交秘书长审批。

3．财务部门根据约定折扣调整应付账款。

第7条  本办法经理事会讨论通过后理事长签批后施行。

 

                          华侨茶业发展研究基金会

                     2021年10月21日